Centralización de certificados digitales: ventajas y cuándo es necesaria

La centralización de certificados digitales consiste en agrupar todos los certificados de una empresa en un único punto para su custodia, gestión y control, en lugar de que permanezcan instalados y dispersos en los dispositivos de los empleados. No se trata únicamente de almacenarlos en un mismo sitio: implica disponer de un entorno desde el que poder administrar sus usos y accesos, sus caducidades, las acciones ejecutadas e, incluso, su emisión.

La digitalización ha ido consolidando al certificado digital como una pieza clave en la operativa de cualquier empresa, especialmente por tratarse de un activo esencial para autenticarse, firmar o cifrar información, mayoritariamente en nombre de la compañía. A pesar de ello, muchas organizaciones siguen trabajando con los certificados distribuidos entre distintos equipos, sin ningún control o trazabilidad sobre ellos.

En este artículo destacamos qué problemas provoca un escenario de descentralización, qué ventajas aporta centralizarlos y en qué contextos es idóneo apostar por ello.

¿Qué problemas genera una gestión descentralizada de los certificados?

Hablamos de gestión descentralizada cuando los certificados no están en un único punto, sino instalados (y a menudo duplicados) en distintos equipos, predominando una gestión manual de los mismos. En el día a día, esto se traduce en problemas muy concretos:

• Copias sin control. Los empleados pueden exportar los certificados y almacenarlos por su cuenta en sus propios ordenadores personales, en pendrives o en carpetas compartidas, sin que IT conozca cuántas copias existen ni dónde están.
• Falta de control y trazabilidad. No importa lo grande o pequeña que sea la empresa: si los certificados y sus copias se almacenan en los equipos de trabajo y diferentes empleados los utilizan, resulta prácticamente imposible poder establecer un control sobre cómo se están usando. A esta ausencia de anticipación en el control se suma otro riesgo, y es que, sin la existencia de un registro centralizado, no hay forma de saber qué certificado se usó, por quién, cuándo, ni para qué acción.
• Caducidades que sorprenden. Sin la configuración de un sistema de alertas, es habitual descubrir que un certificado ha caducado cuando ya ha interrumpido un trámite o una firma crítica.
• Indisponibilidad inesperada. Si un ordenador sufre un percance (fallo técnico, incidencia de ciberseguridad, etc.) y el empleado no puede acceder al certificado instalado en él, en caso de que solo haya una copia de este quedará totalmente inaccesible e inutilizable hasta que se resuelva el problema con el dispositivo, retrasando operaciones que dependan de dicho certificado.
• Dificultad de revocar accesos. De sobra es conocido el abanico de posibilidades que ofrece un certificado, por ejemplo, como el de representante. No todos los empleados que hacen uso de él (diferentes al titular) necesitan acceder a todos los trámites a los que abre la puerta este activo. Impedir un acceso determinado a una sede electrónica concreta, o a un trámite específico, se convierte en una tarea inverosímil si no se disponen de los mecanismos correspondientes para ello.
• Pérdida de tiempo y dinero. La descentralización hace que la gestión de certificados dependa de procesos manuales y nada automatizados. Cada cambio de estado de un certificado (por ejemplo, cuando se renueva) obliga al personal de IT a intervenir equipo por equipo, con el coste de recursos que eso conlleva.

Ventajas principales de la centralización

Frente a ese escenario, centralizar los certificados mediante una solución especializada aporta a la empresa beneficios como:

• Repositorio único. Los certificados se custodian en un entorno cifrado e independiente sin romper la cadena de confianza, en lugar de estar dispersos por las distintas estaciones de trabajo, mejorando la visibilidad sobre estos activos.
• Control de usos mediante políticas. Con la centralización las empresas definen qué puede hacer cada empleado con cada certificado y bajo qué condiciones, limitando y restringiendo los accesos de manera granular solo para usos autorizados.
• Gestión de las caducidades. La configuración de avisos de caducidad permite renovar a tiempo los certificados, sin interrumpir la continuidad del negocio.
• Auditoría y trazabilidad. Cada operación queda registrada: quién la hizo, cuándo y con qué certificado, lo que facilita detectar usos indebidos y responder ante organismos reguladores en caso de que fuera necesario.
• Movilidad segura. El acceso al certificado es posible desde cualquier ubicación sin exportarlo ni duplicarlo.
• Disponibilidad permanente. Al estar centralizados, los certificados permanecen disponibles para los empleados aunque los dispositivos desde los cuales se accede normalmente no lo estén.

¿Cuándo debería una empresa centralizar sus certificados?

La necesidad de centralizar no depende tanto del número de certificados que maneje la empresa ni del volumen de usuarios que requieran utilizarlos, sino más bien de cómo se usan y gestionan. Algunas señales prácticas son:

• Varios empleados, incluso de diferentes departamentos o ubicados en distintas sedes, necesitan utilizar el mismo certificado en distintos momentos.
• Se depende de personas clave para realizar ciertos trámites con su certificado.
• Los certificados están instalados en múltiples dispositivos.
• Se desconocen cuántos certificados activos están desplegados, cuándo caducan o qué se hace con cada uno de ellos.
• No es posible saber con facilidad quién ha usado cada certificado.
• Ante un empleado que abandona la empresa, esta se ve obligada a revisar manualmente dónde pudo quedar una copia de dicho certificado.
• La empresa pertenece a un sector sometido a una estricta presión regulatoria que exige control elevado de permisos, custodia segura de claves o recopilación de evidencias.
• IT dedica tiempo recurrente a instalar, eliminar o renovar certificados manualmente.

Cuantas más de estas situaciones se den, mayor es el retorno de centralizar y la prioridad por implantar este enfoque.

Cómo implantar la centralización en la empresa

Centralizar los certificados no es solo una decisión técnica. Durante la transición a este modelo, conviene:

• Inventariar todos los certificados existentes y sus titulares.
• Localizar las copias repartidas por equipos, pendrives o carpetas compartidas.
• Trasladar la custodia al entorno centralizado, desplegar la herramienta y retirar las copias innecesarias. El tipo de entorno (nube o local) variará en función de los requisitos corporativos o la infraestructura ya existente.
• Definir permisos: quién puede usar cada certificado y para qué operaciones, procedimiento que se agiliza a través de las políticas de uso.
• Activar alertas de caducidad para mantener el control de la vida útil de los certificados en el tiempo.

La centralización es un proceso que también ayuda al alineamiento con los marcos de cumplimiento normativo que aplican a la mayoría de las organizaciones (tales como eIDAS a nivel europeo, u otros muchos a nivel sectorial como DORA o NIS2, por citar algunos), ya que exigen precisamente ese nivel de control y trazabilidad sobre las identidades en las organizaciones.

Centralización de certificados digitales con Redtrust

En Redtrust, la centralización se basa en un repositorio cifrado e independiente. A través de la plataforma las empresas realizan una gestión eficiente y segura de los certificados, al poder:

• Obtener plena visibilidad de todos los certificados.
• Aplicar políticas de uso granulares.
• Definir alertas de caducidad.
• Acceder a una auditoría detallada de cada operación realizada.

Las compañías centralizan y gestionan sus certificados en Redtrust sin importar la Autoridad de Certificación emisora. La solución también facilita la firma centralizada con certificado para procesos de firma online, masiva y desatendida, junto a la posibilidad de emitir certificados de las distintas CAs integradas desde la propia consola, quedando custodiados nada más generarse.