Firmar documentos digitalmente es una de las casuísticas del certificado más comunes dentro de las empresas. Entre otras ventajas, permite agilizar ritmos de trabajo, ahorrar recursos a nivel económico y de tiempo, y dotar de máxima garantía legal y validez jurídica a los procesos de firma.
Acorde a un estudio de MarketsandMarkets, el uso de la firma digital experimentará un crecimiento anual cercano al 40% hasta 2030. Y según datos de IDG, España es el país europeo con mayor presencia de la firma electrónica, con una penetración en el tejido empresarial del 83%, siendo los departamentos financieros (71%), legales (69%) y de Recursos Humanos (60%) los que más la utilizan.
Dado el auge continuado en la combinación certificado digital y firma, en este artículo aclaramos las diferencias sobre los tipos de firma electrónica existentes y legalmente aceptados en el entorno corporativo. También resaltamos cómo, gracias al certificado centralizado en Redtrust, las compañías adquieren un total control sobre sus procesos de firma, a la par que se facilita la firma de documentos PDF en la nube.
Tipos de firma electrónica con certificado ¿cuáles se consideran firma digital?
Debido la ambigüedad y el exceso de información en torno a este tema, aún hoy surgen ciertas dudas sobre qué tipos de firma electrónica implican el uso de certificados digitales y cuáles son las diferencias entre firma electrónica y firma digital. Aclararlas ayudará a las empresas a elegir la opción de firma idónea según sus necesidades y contexto.
De los tres niveles de firma electrónica reconocidos por el Reglamento eIDAS, únicamente la firma electrónica avanzada y la cualificada pueden basarse en certificados digitales y, por tanto, ser consideradas como firma digital desde una perspectiva técnica.
Y aunque ambas comparten características similares, la firma electrónica cualificada requiere el uso de un certificado cualificado, emitido por un prestador cualificado de servicios de confianza, y se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firma (token criptográfico, tarjeta, HSM en servidor…), como los definidos en este listado.
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¿Puede firmarse con certificado digital? | ¿La firma se genera en un dispositivo de hardware? | ¿Se considera firma digital? |
| SIMPLE | NO | NO | NO |
| AVANZADA | SÍ | NO | SÍ |
| CUALIFICADA | SÍ | SÍ, de manera obligatoria | SÍ |
La firma electrónica avanzada es la más utilizada por las empresas para firmar digitalmente sus documentos. Al igual que la cualificada, se fundamenta en criptografía asimétrica (mediante funciones hash), lo que garantiza la autenticidad del firmante, el no repudio y la integridad de la información.
Sin embargo, a pesar de que la firma cualificada otorga el mayor nivel de seguridad jurídica —equiparable legalmente a la manuscrita—, el hecho de tener que emplear un certificado cualificado y también un dispositivo cualificado de creación de firma (QSCD), la convierte en una alternativa compleja para muchas compañías desde el punto de vista operativo.
La firma digital de documentos como caso de uso consolidado
La firma digital de documentos es uno de los principales usos del certificado. Áreas como la de Recursos Humanos, Legal, Ventas o Finanzas son algunas de las más representativas para esta casuística, aunque su utilidad se extiende casi a la totalidad de departamentos y escenarios corporativos.
La amplia variedad de documentación con la que se interacciona en el día a día —contratos, facturas electrónicas, propuestas comerciales, nóminas, presupuestos…— y la información de carácter sensible que esta contiene —cifras de negocios, datos personales y bancarios…— exige aplicar robustas medidas de seguridad.
Ante este imperativo, las empresas encuentran en el certificado el mecanismo ideal para firmar digitalmente sus documentos, de manera telemática y con plena validez legal. Especialmente, si hablamos de documentos PDF, al tratarse del formato de archivo que soportan casi la totalidad de documentos con los que las organizaciones trabajan e intercambian con clientes, proveedores u organismos públicos en su operativa diaria.
Firma de documentos con el certificado centralizado en Redtrust
Son muchas las ventajas diferenciales de firma centralizada de documentos con el certificado custodiado en Redtrust. Mediante esta práctica, las empresas obtienen un total control sobre todos sus procesos de firma, a la par que mejoran la visibilidad de sus certificados y su gestión, ahora centralizada. Esto les permite:
- Limitar el uso del certificado para firmar. Las compañías definen qué usuarios pueden utilizar determinados certificados para firmar digitalmente, limitando incluso su uso en función de un horario, evitando procesos de firma indebidos o alejados de las normas de la empresa. Para los empleados, la firma es totalmente transparente.
- Registrar todos los eventos de firma. Obtienen una trazabilidad total de las firmas realizadas, con información sobre quién ha firmado un documento, cuándo y con qué certificado, junto a los usos denegados. Esta información se recopila en reportes personalizados.
- Evitar interrupciones en procesos de firma provocadas por certificados caducados, asegurándose de que siempre sean válidos y estén disponibles para firmar.
- Firma masiva de documentos. Con el agente de Redtrust en modo servidor es posible firmar varios documentos a la vez y automatizar este proceso en segundo plano, ahorrando tiempo y costes para la empresa.
- Integrarse a través de la API. Gracias a la integración mediante API, las empresas pueden firmar documentos a través del servicio de firma DSS, soportando los formatos XAdES, CAdES y PAdES.
Firma online de documentos PDF: un paso más allá para facilitar la movilidad y agilidad
Aunque la movilidad de la firma digital con el certificado centralizado ya está garantizada —puesto que los certificados no se instalan en los equipos de trabajo—, Signtrust permite llevar la firma de documentos PDF un paso más allá al permitir la firma en la nube.
Gracias a este módulo de firma, los empleados pueden firmar online los documentos PDF, desde cualquier parte y en cualquier momento, acorde a las políticas de uso definidas. También pueden firmar desde cualquier dispositivo, sin necesidad de desplegar el agente sobre el mismo, puesto que el acceso a la plataforma tiene lugar a través de una URL.
Incluso es posible integrar Signtrust con el servicio de SharePoint y crear flujos de firma personalizados, agilizando aún más los procesos y optimizando la gestión documental.
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