¿Sabes cómo firmar con certificado digital de forma controlada?

Firmar con certificado digital de forma controlada garantiza la seguridad de las empresas durante el proceso de firma. Según MarketsandMarkets, el uso de la firma digital experimentará un crecimiento anual superior al 30% hasta 2026, destacando su empleo en los sectores de banca, seguros y servicios financieros.

La gran mayoría de organizaciones ya aprovechan las ventajas de firmar con certificado digital:

• Agilización de procedimientos de firma.
• Aceleración de ritmos de trabajo.
• Máxima garantía de seguridad gracias a la confidencialidad o el cifrado del contenido.
• Ahorro de recursos a nivel económico y de tiempo, etc.

Acorde a los datos de IDG, España es el país europeo con mayor presencia de la firma electrónica, con una penetración en el tejido empresarial del 83%, siendo los departamentos financieros (71%), legales (69%) y de Recursos Humanos (60%) los que más la utilizan.

Dado el auge de firmar con certificado digital en las empresas, en este artículo aclaramos las diferencias sobre los tipos de firma electrónica que pueden realizarse con certificado y dos de los usos de la firma más comunes en el entorno corporativo. Finalmente, resaltamos los principales beneficios de firmar documentos PDF con certificado digital custodiado en Redtrust.

Tipos y garantías de firma electrónica con certificado: avanzada y cualificada

Al hablar del concepto de firma aún surgen dudas sobre qué tipos de firma electrónica pueden realizarse con certificado digital, o cuáles son las diferencias entre firma electrónica y firma digital. Debido a la ambigüedad y exceso de información en torno a este tema, es importante aclarar cualquier distinción. Principalmente, con el fin de disipar las dudas y ayudar a las empresas a adoptar el tipo de firma idóneo para firmar digitalmente con certificado.

Sabedores de los tres niveles de firma electrónica que eIDAS reconoce, solo la firma electrónica avanzada y cualificada permiten firmar mediante el uso de certificados digitales. Sus características son prácticamente idénticas. La principal diferencia reside en que la firma electrónica cualificada debe realizarse con un certificado cualificado emitido por una Autoridad de Certificación Cualificada y en un dispositivo cualificado de creación de firma (token criptográfico, tarjeta, HSM en servidor…), como los definidos en este listado.

Al usar un certificado digital para el proceso, tanto la firma electrónica cualificada como la avanzada posibilitan la firma digital. Esta se basa en criptografía asimétrica (empleando funciones hash) y ofrece plena seguridad a través de las garantías de autenticidad del firmante, no repudio de la comunicación e integridad de la información, además de reducir el riesgo de sufrir una suplantación de identidad.

La firma electrónica avanzada es la más utilizada por las empresas para firmar digitalmente. Aunque la cualificada otorga el mayor nivel de seguridad y veracidad, equiparable a la firma manuscrita, las dificultades que suponen para los usuarios poseer un dispositivo hardware donde se genera el certificado y desde el que realizar la firma la convierten en una elección compleja para la mayoría de las compañías.

Firma digital de documentos y firma de código como usos destacados

La firma digital de documentos se empieza a posicionar como el principal uso del certificado, cada vez más extendido entre los diferentes sectores y departamentos. Áreas como la de Recursos Humanos, Legal, Ventas o Finanzas son algunas de las más agradecidas por firmar digitalmente con certificados. La amplia variedad de documentación con la que interaccionan (contratos, facturas electrónicas, propuestas comerciales, nóminas, presupuestos…) y la información de carácter sensible que esta contiene (cifras de negocios, datos personales y bancarios…) exige aplicar robustas medidas de seguridad.

Ante este imperativo, las empresas encuentran en el certificado digital el mejor medio para firmar digitalmente documentos PDF, de manera telemática y con plena validez legal. Sobre todo, porque este formato de archivo es el que adoptan casi la totalidad de documentos con los que las organizaciones trabajan e intercambian con clientes, proveedores u organismos públicos en su operativa diaria.

Otro de los principales usos del certificado es la firma de código, estrechamente ligada a compañías del ámbito tecnológico y/o departamentos de IT. Para su uso es necesario poseer un certificado de firma de código. Este tipo de certificado ha sido el protagonista en los últimos años de numerosos incidentes de ciberseguridad, siendo empleado por ciberdelincuentes como vector de ataque, tal y como ocurrió con D-Link Corporation (2018) o SolarWinds (2020). Mediante esta metodología los atacantes utilizan certificados de firma de código (robados o directamente corrompidos) para firmar malware, dotándolo de una apariencia aparentemente legítima e insertándolo en softwares o aplicaciones de las víctimas. Situaciones que generan consecuencias devastadoras y que resaltan la importancia de proteger estos certificados en aquellas empresas donde su uso es imprescindible.

Firmar documentos PDF con certificado digital custodiado en Redtrust

Firmar documentos PDF con el certificado digital custodiado en Redtrust permite a las empresas obtener un elevado nivel control y seguridad sobre los procesos de firma digital. Con la gestión centralizada de certificados en nuestra herramienta las empresas aseguran una serie extra de ventajas como:

• Firmar digitalmente desde cualquier parte. Gracias al despliegue del agente de Redtrust en los equipos de trabajo se evita instalar los certificados en cada PC. La centralización en nuestro servidor garantiza la movilidad de los certificados, permitiendo al usuario firmar documentos PDF siempre que lo necesite y acorde a las políticas de uso definidas. Además, a través de Signtrust es posible firmar documentos desde cualquier dispositivo y de manera online, facilitando así la movilidad de la firma digital.
• Controlar los procesos de firma creando políticas de uso para limitar dicha funcionalidad. De esta forma, se restringe qué usuarios pueden utilizar determinados certificados para la firma digital de documentos o limitar al horario laboral, impidiendo que se pueda firmar fuera de estas horas.
• Registrar todos los eventos y procesos de firma. Redtrust ofrece a los administradores obtener una trazabilidad total de las firmas realizadas con los certificados: quién ha firmado los documentos, cuándo y con qué certificado, o los usos denegados, quedando dicha información registrada en reportes personalizados.
• Firma masiva de documentos. Con el agente en modo servidor se podrán firmar varios documentos a la vez y automatizar este proceso en segundo plano, ahorrando tiempo y costes para la empresa.
• Integrarse a través de la API. Gracias a la integración mediante API se podrá personalizar el área personal y administrar desde tu consola corporativa: integrar, automatizar procesos, gestionar, crear peticiones y mucho más. Además, podrás firmar documentos por el servicio de firma DSS con los certificados centralizados y de manera totalmente transparente para el usuario, soportando los formatos XAdES, CAdES y PAdES.

Con Redtrust las empresas firman sus documentos con certificado digital de manera segura y centralizada, llevando un registro de todos los procesos de firma y controlando quién, cuándo y con qué certificado se ha llevado a cabo. Además, se evitan posibles interrupciones de negocio derivadas de firmar con certificados caducados, creando alertas de caducidad para anticiparse a su fecha de expiración. Todo ello, a través de una herramienta de integración fácil, sencilla y compatible con cualquier entorno empresarial.