Por qué usar un software para administrar certificados digitales en despachos profesionales

El uso de un software para administrar los certificados digitales en despachos profesionales es ya una necesidad del sector. La digitalización ha convertido al certificado en el medio ideal para agilizar las transacciones y trámites que los despachos realizan diariamente, a nivel interno y con terceros: firma digital de documentos, consultas administrativas, altas de empresas, solicitud de subvenciones, presentación de recursos o cualquier comunicación con los organismos públicos como la AEAT o la Seguridad Social, etc.

Los despachos y asesorías han encontrado en la centralización de los certificados digitales la solución para ejercer un control y gestión eficientes sobre ellos. Mediante la centralización, los despachos almacenan los certificados en un único lugar, realizando una mayor trazabilidad de sus usos y ciclo de vida. De este modo, también se impide su exportación fuera de la organización e instalación en las estaciones de trabajo, lo que ayuda a resolver problemas de seguridad y cumplimiento con la RGPD.

El empleo de Redtrust como software para administrar certificados digitales en los despachos profesionales garantiza su custodia centralizada en un servidor cifrado, además de securizar y agilizar acciones como la firma digital de documentos, la atención de las notificaciones electrónicas por parte de la Administración Pública o la emisión y renovación de certificados directamente a través de la plataforma. Ventajas que se traducen en una mejora de la productividad de los empleados, una optimización de procesos y un ahorro de tiempo y recursos.

Firma digital de documentos y autenticación con certificado centralizado

La firma digital de documentos y la autenticación son dos de los principales casos de uso del certificado digital. Recordemos que la firma digital ofrece garantías como la confidencialidad, integridad y autenticidad de la información, esencial para asegurar la identidad del firmante y evitar la falsificación documental. Igualmente, el certificado digital es considerado el mecanismo de autenticación más robusto para realizar trámites online con la Administración Pública o comunicarse telemáticamente con terceros.

Con los certificados custodiados en Redtrust los despachos ven asegurada su movilidad. Al estar el certificado centralizado en un servidor cifrado se agiliza su acceso desde cualquier puesto de trabajo. Así, se puede proceder a todo tipo de transacciones que impliquen firma digital o autenticación en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Esta total disponibilidad está ligada a un alto grado de control. Con Redtrust los despachos monitorizan en tiempo real los usos que se hacen de los certificados, automatizando la designación de permisos o deshabilitando determinados usos a los empleados. La creación de auditorías detalladas hace posible conocer cómo se utilizan sus certificados: quién, cuándo y frente a qué servicios o páginas se interacciona con ellos, quedando estas acciones reflejadas en informes personalizados.

Notificaciones electrónicas con certificado digital para evitar sanciones

Entre las consecuencias de la digitalización del sector público, la obligatoriedad de atender notificaciones electrónicas por parte de las empresas y autónomos es uno de los principales quebraderos de cabeza para los despachos profesionales, que en muchas ocasiones asumen la recepción y seguimiento de dichas notificaciones.

Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las empresas deben comunicarse de manera telemática con los organismos de la Administración Pública, siendo necesario contar con el certificado digital para ello. Los despachos pueden verse indefensos ante el elevado volumen de notificaciones recibidas, y la desatención de cualquier procedimiento administrativo puede conllevar duras sanciones económicas para sus clientes.

Emisión y renovación de certificados digitales en la misma plataforma

A través de Redtrust los despachos pueden emitir certificados digitales de distintas Autoridades de Certificación, públicas y privadas, de forma remota, ágil y segura. Respecto a las CAs públicas, Redtrust se integra con la FNMT para emitir sus certificados sin necesidad de interaccionar con sus páginas. Por otro lado, la integración con la CA privada Firmaprofesional facilita la emisión de certificados digitales de manera online sin tener que personarse en las oficinas de registro, evitando desplazamientos y citas previas. La apuesta por Redtrust otorga la máxima seguridad, ya que los certificados emitidos se generan y quedan custodiados en el servidor cifrado, favoreciendo su centralización.

Gestionar el ciclo de vida completo de los certificados es fundamental para asegurar la continuidad del negocio de las empresas y mantener la vigilancia sobre las notificaciones electrónicas. Más aún cuando los despachos gestionan diferentes tipos de certificados, de multitud de clientes y emitidos en distintas líneas de tiempo, que necesitan ser renovados. Para ello, en Redtrust los despachos pueden crear alertas de caducidad y renovar los certificados digitales anticipándose a su fecha de expiración, con la antelación suficiente para no interrumpir la actividad de sus clientes.

Cómo convertirse en asesor digital con Redtrust

El papel del despacho profesional ha dado un giro de 180º a causa de la digitalización. La adopción de herramientas y tecnologías en sus procedimientos ha impulsado su evolución hacia una nueva figura estratégica: la del asesor digital.

El objetivo principal de este asesor digital es ser capaz de gestionar de manera segura las identidades de sus clientes. Lograr esto pasa por utilizar un software para administrar los certificados digitales. ¿Por qué Redtrust es la mejor opción para los despachos y asesorías?

• Se trata de un software sencillo de integrar en el entorno de trabajo y compatible con el resto de los softwares corporativos, como ERPs o CRMs.
• Es una solución segura que facilita la movilidad, sin necesidad de exportar ni duplicar certificados.
• Cada uso de los certificados queda auditado y monitorizado.
• La custodia centralizada de certificados se gestiona en la nube o mediante un appliance virtual.
• Se optimiza el proceso de obtención de certificados y su emisión online, acreditando la identidad telemáticamente. Los certificados se renuevan sin abandonar la plataforma.
• La atención de las notificaciones electrónicas se agiliza.

Con el software de Redtrust serás el asesor digital en el que confíen tus clientes para firmar digitalmente, autenticarte a la hora de realizar trámites online, gestionar sus notificaciones electrónicas y emitir o renovar certificados, garantizando en todo momento la seguridad y trazabilidad de cada operación.