Tanto el certificado digital como el DNI electrónico y el sistema Cl@ve se presentan como elementos que permiten a usuarios y empresas gozar de un ahorro de costes y tiempo a la hora de realizar sus trámites por vía telemática, además de compartir función como mecanismos de autenticación para verificar la identidad de los usuarios.

La realización de trámites electrónicos por parte de las empresas con otras compañías y la Administración Pública ha crecido considerablemente en el último año a causa de la aparición de nuevos escenarios laborales y de la necesidad por agilizar procesos evitando desplazamientos, entre otros motivos. En este contexto el certificado digital, el DNIe y el sistema Cl@ve han visto aumentada su frecuencia de uso. Pero ¿cuáles son las diferencias entre ellos? ¿Cuál es mejor para realizar gestiones telemáticas en la empresa?

Qué es el certificado digital, el DNIe y el sistema Cl@ve 

Antes de comenzar a analizar las similitudes y diferencias entre el certificado digital, el DNIe y el sistema Cl@ve, es importante entender de qué trata cada uno de ellos:

  • El certificado digital es un mecanismo electrónico emitido por una autoridad de certificación (CA) que permite identificar a una persona física o jurídica para la realización de trámites telemáticos, garantizando la seguridad de la información que poseen gracias a la posesión de una clave pública y una clave privada.
  • El DNI electrónico (en adelante, DNIe) lo conforma el propio DNI de una persona física y un chip integrado que contiene la información que aparece en el documento de identidad, junto a un Certificado de Autenticación y otro de Firma Electrónica.
  • El sistema Cl@ve complementa al certificado digital y al DNIe, aunque está más orientado a la realización de trámites telemáticos por parte del usuario con la Administración. En función de cómo sean estos, existen dos tipos de claves: una Cl@ve PIN y una Cl@ve permanente.

Emisión, usos y validez del certificado digital, DNIe y Cl@ve

Definidos los conceptos, veamos qué diferencia al certificado digital del DNIe y del sistema Cl@ve en cuanto a su emisión y obtención, uso o períodos de validez para elegir la mejor opción para incorporar en las empresas.

Emisión y obtención

La emisión del certificado digital se realiza a través de una entidad de confianza o autoridad de certificación (CA), como la FNMT, que da fe de que los trámites que llevará a cabo el usuario con el certificado se corresponden con él, siendo fundamental para garantizar su identidad.

El certificado digital se instala en el navegador del dispositivo del usuario. Sin embargo, como se verá más adelante, mediante Redtrust los certificados no se alojan en ningún PC, sino en un servidor seguro, independientemente de su tipología o de la entidad de confianza que los emite.

La emisión del DNIe tiene lugar a través de cualquier oficina de la Dirección General de Policía, siendo esta su principal y única CA. Al solicitarlo, el usuario creará un PIN que solo él conoce y que empleará al usar el DNIe para hacer sus gestiones electrónicas.

Para el uso de este mecanismo, el usuario necesitará contar con un hardware especial: un lector de tarjetas en el que deberá introducir el DNIe y verificar su identidad gracias al PIN que solo él conoce.

Para la obtención de una Cl@ve el usuario debe estar previamente registrado en el propio sistema Cl@ve. Al ser un método complementario al certificado digital y el DNIe, ambos mecanismos pueden emplearse para su emisión, que también podrá efectuarse mediante la personificación en una oficina de registro o a través de Internet por medio la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

Hay dos formas de realizar trámites telemáticos por medio del sistema Cl@ve: mediante Cl@ve ocasional (también conocida como Cl@ve PIN) para trámites puntuales, o mediante Cl@ve permanente para trámites habituales, además del certificado digital o DNIe, que también pueden emplearse en este caso.

Uso y gestiones

El certificado digital, dentro de su amplia tipología, permite verificar la identidad del usuario y la firma digital de documentos. Existen diferentes usos del certificado digital según los distintos organismos donde gestionar trámites con él, como los de la Administración Central (Agencia Tributaria, Seguridad Social, SEPE…) o los de la Administración Autonómica y Local (Sedes Electrónicas de Comunidades Autónomas y Ayuntamientos), así como con diferentes empresas del ámbito privado.

El uso del DNIe con el resto de las empresas y administraciones está más enfocado al ámbito particular, permitiendo también la autenticación del usuario y la firma digital de documentos electrónicos. Por tanto, se pueden realizar trámites con el DNIe, al igual que con el certificado digital, en diferentes administraciones como la Central, Autonómica y Local, junto con organizaciones del sector privado.

El sistema Cl@ve también garantiza la identidad del usuario. Su uso está estrechamente relacionado con gestiones con la Administración Pública, específicamente en el ámbito particular y con un acceso más limitado a las instituciones competentes. Entre los trámites a realizar con Cl@ve destacan aquellos con la Agencia Tributaria, con la Seguridad Social o para la modificación, en términos generales, de solicitudes previamente llevadas a efecto con organismos de carácter público.

Validez

¿Cuál es el período de validez de certificado digital, el DNIe y Cl@ve? ¿Hasta cuándo puede hacerse uso de ellos una vez que se emiten o renuevan?

  • El período de validez del certificado digital varía en función de la Autoridad Certificadora (CA) que lo emite o del tipo de certificado. Respecto a los emitidos por la FNMT, por ejemplo, un certificado de representante de persona jurídica tiene una validez de 24 meses.
  • El DNIe tiene una validez de 60 meses. Su renovación abarca un período de 30 días antes a su caducidad, debiendo presentarse físicamente el usuario en una de las Oficinas de Expedición del DNI.
  • La validez de Cl@ve varía en función de si el usuario ha solicitado una Cl@ve ocasional, cuyo período de validez abarca hasta que finaliza el trámite y una vez cerrado el navegador o desconectado de la Sede Electrónica correspondiente; o una Cl@ve permanente, cuya validez abarca los 24 meses, pudiendo renovarse en cualquier momento durante el mismo período al modificar la contraseña asociada.

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¿Cuál es la mejor opción para los trámites en empresas?

Comentadas las características de estos mecanismos para la realización de trámites telemáticos en empresas, surge la duda de cuál puede ser la mejor elección para el día a día de cada una de ellas.

Así, el certificado digital se convierte en la mejor opción para las empresas a la hora de gestionar sus trámites en el entorno online, siendo el mecanismo más útil, ágil y seguro. A esto se une su disponibilidad y facilidad de uso (sin necesidad de contar con ningún hardware específico para ello), así como la garantía de estar emitido por una CA y su versatilidad.

Además, todas las empresas y autónomos están obligados a poseer un certificados digital y relacionarse telemáticamente con las Administraciones Públicas acorde a la Ley 39/2015, considerado este el medio más efectivo para estar al corriente de sus notificaciones electrónicas.

Y, si junto a todo ello es posible contar con una solución que custodie estos certificados digitales y ayude a optimizar recursos, tal y como hace Redtrust, las empresas podrán beneficiarse de una serie de ventajas relacionadas con su gestión y almacenamiento en un entorno seguro.

Las ventajas del certificado digital gestionado por Redtrust

Mediante la gestión y almacenamiento de los certificados digitales en Redtrust se garantiza su seguridad y protección al realizar trámites telemáticos, así como la mejora de sus principales ventajas frente a los otros mecanismos.

Con la centralización de los certificados digitales en un repositorio único ofrecemos una garantía de movilidad, lo que permite al usuario gestionar cualquier trámite independientemente de donde se encuentre y evitando problemas con navegadores web obsoletos.

Respecto a su emisión, esta puede tener lugar directamente desde la propia consola de Redtrust, simplificando el proceso de su obtención. Como el certificado no se genera en el equipo no se puede exportar, reduciendo así el riesgo de pérdida. Unido a esto, podrán crearse las políticas de uso correspondientes para limitar los accesos y acciones de los usuarios.

Con los certificados digitales almacenados en Redtrust, las empresas podrán anticiparse a su fecha de caducidad creando alertas que les notifiquen que están a punto de expirar con la antelación suficiente para su renovación.

En definitiva, los beneficios que aporta Redtrust a tu empresa se traducen en potenciar las ventajas del uso de los certificados digitales a la hora de llevar a cabo trámites electrónicos, garantizando la autenticación de los usuarios, la firma documental y el cifrado de datos bajo un elevado nivel de seguridad.