Para que serve o certificado digital? Conheça os principais usos no Brasil

O certificado digital é utilizado para identificar pessoas e empresas no ambiente eletrônico, autenticar acessos, assinar documentos e realizar operações digitais com segurança. No Brasil, ele está presente em processos fiscais, contábeis, trabalhistas, jurídicos, financeiros e de saúde.

Essa identidade digital pode representar uma pessoa física, uma empresa, um sistema, uma aplicação ou um equipamento. Quando emitido no âmbito da ICP-Brasil, também permite realizar assinaturas eletrônicas qualificadas com validade jurídica.

O que é possível fazer com um certificado digital?

Na prática, o certificado digital pode ser utilizado para:

• Confirmar a identidade de uma pessoa ou empresa;
• Acessar sistemas públicos e privados;
• Assinar documentos eletrônicos;
• Emitir documentos fiscais;
• Transmitir declarações e escriturações;
• Realizar operações em nome de uma empresa;
• Garantir a autoria e a integridade de documentos e transações.

De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), os certificados digitais ICP-Brasil podem ser utilizados para diferentes finalidades, salvo quando a política do certificado ou as regras do sistema estabelecerem alguma condição específica.

Onde o certificado digital é utilizado no Brasil?

O certificado digital está presente em diversos sistemas e procedimentos. Estes são alguns dos principais usos:

A disponibilidade e a obrigatoriedade do certificado dependem das regras de cada plataforma, serviço ou operação. 

Como o certificado digital é utilizado na Receita Federal?

O certificado digital pode ser utilizado para acessar serviços da Receita Federal, consultar informações fiscais, acompanhar processos, assinar documentos e realizar procedimentos em nome de uma pessoa ou empresa.

No e-CAC, por exemplo, estão disponíveis serviços relacionados a:

• Declarações e escriturações;
• Dívidas e pendências;
• Pagamentos e parcelamentos;
• Restituições e compensações;
• Processos digitais;
• Procurações;
• Comunicações e intimações.

Atualmente, o acesso aos serviços digitais da Receita Federal está integrado à conta gov.br. O certificado digital pode ser utilizado como uma forma segura de identificação e para vincular uma empresa à conta do responsável pelo e-CNPJ.

Para que serve o certificado digital no SPED?

No Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o certificado pode ser utilizado para assinar e transmitir arquivos fiscais e contábeis.

Entre as principais escriturações e declarações estão:

• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
• EFD-Reinf;
• DCTFWeb;
• Escriturações fiscais digitais.

A assinatura permite identificar o responsável pelo envio e verificar se o conteúdo do arquivo foi alterado. As exigências variam conforme a escritura.

O certificado digital é utilizado para emitir notas fiscais?

Sim. O certificado digital é utilizado na emissão e assinatura de diferentes documentos fiscais eletrônicos, principalmente em operações realizadas por empresas.

Entre eles estão:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

Na NF-e, por exemplo, o documento eletrônico é assinado e transmitido para autorização da administração tributária. O certificado também pode ser utilizado em eventos relacionados ao documento, como cancelamentos e cartas de correção.

No caso da NFS-e, as condições de acesso e emissão podem variar conforme o município ou o sistema adotado. Por isso, é necessário verificar as regras do emissor utilizado.

Mais informações estão disponíveis nos portais oficiais da NF-e, da NFS-e e do CT-e.

É possível utilizar certificado digital no eSocial?

Sim. O certificado digital é uma das formas de identificação disponíveis para acessar serviços do eSocial por meio da conta gov.br.

Segundo o portal oficial do eSocial, o login com certificado pode permitir acesso aos serviços destinados a pessoas físicas ou jurídicas, conforme o perfil e as autorizações existentes.

Nas integrações entre sistemas empresariais e os web services do eSocial, os certificados também participam dos processos de autenticação, assinatura e transmissão das informações.

Como o certificado digital é usado no gov.br?

No gov.br, o certificado digital pode ser utilizado como meio de identificação do usuário. Também é possível usar um e-CNPJ para vincular uma empresa à conta gov.br da pessoa física responsável pelo certificado.

Após essa vinculação, a pessoa pode representar a empresa em serviços compatíveis, de acordo com as permissões e regras de cada plataforma.

Isso não significa que o certificado seja obrigatório para acessar todos os serviços do gov.br. A plataforma também oferece outras formas de autenticação, e cada serviço pode definir seu próprio nível de segurança.

Onde o certificado é utilizado na área jurídica?

Na área jurídica, o certificado digital pode ser utilizado para acessar sistemas judiciais, assinar petições e protocolar documentos eletrônicos.

Entre os ambientes que podem utilizar essa forma de identificação estão o Processo Judicial Eletrônico (PJe), o eproc e os sistemas próprios dos tribunais. Neles, o certificado digital pode ser usado para autenticar usuários, acessar processos e assinar ou protocolar documentos. As regras podem variar conforme o tribunal, o sistema e o perfil do usuário.

O certificado também pode ser utilizado para assinar contratos, procurações e outros documentos digitais. A assinatura qualificada realizada com certificado ICP-Brasil permite verificar a autoria e a integridade do documento.

Qual é a diferença entre e-CPF e e-CNPJ?

O e-CPF identifica uma pessoa física no ambiente eletrônico. Ele pode ser utilizado para assinar documentos, acessar sistemas e realizar procedimentos vinculados ao titular.

O e-CNPJ identifica uma pessoa jurídica. Ele é utilizado em operações realizadas em nome da empresa, como acesso a determinados serviços públicos, emissão de documentos fiscais e transmissão de obrigações.

A escolha entre e-CPF e e-CNPJ depende de quem deve ser identificado na operação e das regras estabelecidas pelo sistema utilizado.

O certificado digital é obrigatório em todos esses sistemas?

Não. O certificado digital não é obrigatório em todos os sistemas ou para todos os usuários.

A exigência pode variar de acordo com:

• Serviço acessado;
• Tipo de documento;
• Perfil do usuário;
• Porte ou enquadramento da empresa;
• Forma de transmissão;
• Regras do órgão responsável.

Em alguns ambientes, o certificado é obrigatório para assinar ou transmitir uma operação. Em outros, ele é apenas uma das formas disponíveis de autenticação. Antes de realizar um procedimento, é importante consultar as orientações oficiais da plataforma.

Quais áreas de uma empresa usam certificados digitais?

Diferentes áreas e estruturas corporativas podem precisar utilizar certificados digitais:

• Fiscal e contábil: emissão de documentos fiscais e transmissão de escriturações;
• Financeiro: operações bancárias e assinatura de documentos;
• Jurídico: contratos, procurações e processos eletrônicos;
• Operações: emissão de NF-e, CT-e e MDF-e;
• Comércio exterior: acesso a sistemas e procedimentos aduaneiros;
• Tecnologia da Informação: integração de sistemas, autenticação e controle dos certificados;
• Recursos Humanos: acesso ao eSocial e a serviços trabalhistas;
• Centros de Serviços Compartilhados (CSCs): execução centralizada de processos fiscais, contábeis, financeiros e trabalhistas de diferentes unidades ou empresas do grupo.

Em organizações maiores e em CSCs, uma mesma equipe pode precisar utilizar certificados vinculados a diferentes CNPJs, áreas e sistemas. Esse cenário aumenta a necessidade de definir quem pode utilizar cada certificado, em quais plataformas e para quais operações.

Quais são os riscos de usar certificados digitais sem controle?

Quando certificados ficam instalados em diferentes computadores ou são compartilhados sem controle, a empresa pode enfrentar:

• Uso por pessoas não autorizadas;
• Compartilhamento de arquivos e senhas;
• Ausência de registros sobre as operações;
• Dificuldade para retirar acessos;
• Certificados vencidos;
• Interrupções na emissão de documentos ou no envio de obrigações;
• Risco de fraude e uso indevido da identidade da empresa.

Por representar uma identidade digital, o certificado deve ser protegido durante todo o seu ciclo de vida.

Como controlar o uso dos certificados digitais na empresa?

A gestão centralizada permite armazenar os certificados em um ambiente protegido e estabelecer regras para sua utilização. Com uma plataforma de gestão, a empresa pode:

• Definir quem pode usar cada certificado;
• Limitar os sistemas e horários autorizados;
• Registrar todas as operações;
• Acompanhar as datas de validade;
• Bloquear acessos quando necessário;
• Evitar cópias instaladas em diferentes computadores,
• Realizar auditorias.

A Redtrust centraliza e protege os certificados digitais da empresa, permitindo controlar seu uso e manter registros detalhados de cada operação.

Perguntas frequentes sobre o uso dos certificados digitais