Assinar documentos digitalmente com certificado digital de forma controlada é essencial para garantir a segurança, a validade jurídica e a governança dos processos nas empresas. Hoje, a grande maioria das organizações já utiliza a assinatura com certificado digital como parte da sua rotina, aproveitando benefícios claros como:
- Agilidade nos processos de assinatura
- Aceleração do ritmo de trabalho
- Alto nível de segurança, com confidencialidade e criptografia do conteúdo
- Economia de tempo e redução de custos operacionais
No Brasil, a adoção da assinatura eletrônica corporativa avança junto com a certificação digital. Dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) indicam que mais de 14 milhões de certificados digitais estão ativos no país no início de 2026, sendo cerca de metade deles pertencentes a pessoas jurídicas. Esse cenário reforça a importância de entender como assinar documentos com certificado digital de forma segura e controlada.
Neste conteúdo, você vai entender:
- Quais são os tipos de assinatura eletrônica com certificado digital
- Para que serve a assinatura digital no ambiente corporativo
- Os benefícios de assinar documentos com certificados digitais centralizados
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Ainda existem muitas dúvidas sobre as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital, além de quando o uso do certificado digital é realmente necessário.
A assinatura eletrônica é qualquer forma de assinar um documento usando meios digitais, como login e senha, e-mail ou plataformas online. Ela não exige, obrigatoriamente, o uso de certificado digital. No Brasil, a legislação reconhece diferentes níveis de assinatura eletrônica, que variam de acordo com o grau de segurança necessário para cada tipo de documento.
Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa certificado digital e criptografia para garantir quem está assinando e que o documento não foi alterado.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica com certificado digital?
No Brasil, a Lei nº 14.063/2020 define três níveis de assinatura eletrônica:
Assinatura eletrônica simples
Não exige o uso de certificado digital. Geralmente é realizada por meio de e-mail, login e senha. Possui menor nível de segurança e é indicada apenas para operações de baixo risco.
Assinatura eletrônica avançada
Oferece maior segurança em relação à comprovação de autoria e integridade do documento. Pode utilizar certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros mecanismos acordados entre as partes. Na prática, é o tipo mais utilizado pelas empresas, pois equilibra segurança, eficiência operacional e facilidade de uso, sem exigir dispositivos físicos.
Assinatura digital qualificada
É o nível mais alto de segurança e utiliza o certificado digital ICP-Brasil. Garante maior robustez jurídica e é exigida em operações reguladas ou de alto risco.
Quando se fala em assinatura digital qualificada, estamos falando da forma mais segura de assinar documentos digitalmente no Brasil e, por isso, ela é utilizada em situações mais complexas como:
- Exigência por lei
- Documentos de alto valor
- Relações com o poder público
- Procurações, atos societários e outros documentos sensíveis
- Qualquer outra situação em que as partes buscam máxima segurança
Diferenças entre assinatura eletrônica simples, avançada e digital qualificada
| Assinatura eletrônica simples | Assinatura eletrônica avançada | Assinatura digital qualificada | |
|---|---|---|---|
| Uso de certificado | Não | Sim (não necessariamente emitido pela ICP-Brasil) | Sim – certificado ICP-Brasil |
| Nível de segurança | Médio | Médio / Alto | Alto |
| Indicações | Operações de baixo risco | Operações de médio risco | Operações de alto risco |
Para que serve a assinatura digital de documentos nas empresas?
A assinatura digital de documentos PDF é hoje um dos principais usos do certificado digital no ambiente corporativo. Áreas como Jurídico, RH, Financeiro e Vendas lidam diariamente com documentos sensíveis, como:
- Contratos
- Propostas comerciais
- Faturas eletrônicas
- Folhas de pagamento
- Orçamentos
O certificado digital permite assinar documentos digitalmente, de forma remota, segura e com validade legal. O formato PDF é o mais utilizado nesse processo, por ser amplamente aceito entre empresas, clientes, fornecedores e órgãos públicos.
Assinatura digital com certificados centralizados na Redtrust
Assinar documentos com certificado digital de forma controlada exige mais do que apenas tecnologia: exige gestão, governança e visibilidade. Com os certificados digitais centralizados na Redtrust, sua empresa alcança um alto nível de controle e segurança em todo o ciclo de assinatura.
Assinatura digital de qualquer lugar – Os certificados não precisam ser instalados em cada computador. Com o agente da Redtrust, eles ficam centralizados em servidor, permitindo mobilidade total e uso conforme as políticas da empresa. Além disso, com o Signtrust, é possível assinar documentos online a partir de qualquer dispositivo. Outra opção é a assinatura de documentos em nuvem customizada no SharePoint.
Assinatura em massa – Com o agente da Redtrust em modo servidor, é possível realizar assinatura digital em massa, automatizando processos e reduzindo significativamente custos e tempo operacional.
Controle e políticas de uso – Com uma gestão centralizada dos certificados, é possível definir quem pode utilizar cada certificado, em quais situações, horários e contextos, evitando usos indevidos ou fora das regras corporativas.
Rastreabilidade completa – Tenha visibilidade total com relatórios detalhados sobre:
- Quem assinou o documento
- Quando a assinatura foi realizada
- Qual certificado digital foi utilizado
- Tentativas de uso negadas
Integração via API – A Redtrust oferece integração via API para:
- Automatizar processos de assinatura
- Integrar sistemas corporativos
- Assinar documentos por meio do serviço DSS
- Suportar padrões XAdES, CAdES e PAdES
Além disso, a Redtrust ajuda a evitar interrupções de negócio com alertas de vencimento de certificados digitais, garantindo que eles estejam sempre válidos e disponíveis.
Consulte nossa documentação técnica e saiba como assinar um PDF com Redtrust
Perguntas frequentes sobre o tema
Como controlar assinaturas digitais realizadas na empresa?
Uma das melhores formas de garantir controle sobre assinaturas digitais na empresa é centralizando os certificados digitais e monitorarando todas as operações realizadas com eles.Uma solução de gerenciamento de certificados digitais como a Redtrust vai fazer com que a empresa possa:
- definir quem pode utilizar cada certificado
- criar políticas de uso
- acompanhar assinaturas em tempo real
- impedir usos não autorizados
Como garantir validade jurídica em assinaturas digitais corporativas?
Para garantir validade jurídica em assinaturas digitais, é necessário utilizar certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras reconhecidas. Porém, para garantir a segurança no uso desses certificados, é preciso e manter controle sobre o seu uso com ferramentas de centralização e gerenciamento de certificados digitais, como a Redtrust.
Como manter rastreabilidade em processos de assinatura digital?
Manter rastreabilidade em assinaturas digitais exige registrar todas as ações relacionadas ao uso dos certificados e das assinaturas realizadas. Para isso, a empresa deve:
- identificar quem assinou cada documento
- registrar data, hora e contexto da assinatura
- armazenar histórico completo das operações
- permitir auditoria das atividades realizadas
Com plataformas como a Redtrust, é possível ter rastreabilidade e controle sobre os certificados e seus usos.
